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Se você chegou aqui é porque você está tentando se organizar, talvez você seja um daqueles que já tentou de tudo! Trello, kanban, CRM, planilha, post it, quadro branco e nada deu certo. Porque se uma tarefa já é algo complexo de gerir, imagina milhares de tarefas. Você ainda pode ser daquele tipo de empreendedor que tem mais de uma empresa; e aí a coisa fica realmente complicada. Como definir qual tarefa é mais importante, ou ainda como gerar um relatório de produtividade se cada informação você anota em um lugar diferente, em um aplicativo diferente.
O primeiro passo para uma transformação digital é coletar seus dados e centralizá-los no mesmo lugar para que seja possível a geração de relatórios. É a partir do conhecimento dos dados que você conseguirá se organizar melhor e consequentemente produzir mais valor. Entender quanto tempo você ou um funcionário gasta para executar uma tarefa é a parte mais importante da sua empresa. É através dela que você irá planejar, precificar, identificar problemas de mal funcionamento e corrigir a produtividade.
Como criar ou delegar tarefas na sua empresa digital
As tarefas são atividades que você precisa realizar ou delegar durante o dia.
A escolha do NOME DA TAREFA é fundamental para a coleta de dados. É importante ser curta, objetiva e replicável. Se você por exemplo vai realizar uma tarefa de marketing na qual você precisa realizar uma postagem e cada membro da sua equipe replica essa tarefa no sistema só que com outros nomes, você não vai conseguir identificar o que é replicável. Imagine a situação: Josi criou uma tarefa com nome arte para Instagram, Bruna criou a campanha de natal e Ricardo criou Instagram da empresa. Como podemos perceber fica muito difícil para o administrador ou o programa identificar que se trata da mesma tarefa. Por isso, o ideal é que o nome seja genérico como no caso: Instagram. Quando você cria uma tarefa já existe o campo CONTATO que é o cliente ou pessoa que receberá a ação da tarefa. Por isso, fica redundante escrever Instagram da empresa.
Você sempre deve dizer quem é o RESPONSÁVEL, mesmo quando a tarefa possa ser realizada por várias pessoas, alguém precisa responder por ela.
A tarefa também precisa ser categorizada por DEPARTAMENTOS, só assim será possível começar a entender quanto tempo você gasta e em qual departamento sua empresa gasta mais ou menos e assim aplicar uma correção na produtividade.
Uma tarefa precisa ter PRAZO para começar e terminar, e também é necessário aplicar uma etiqueta de PRIORIDADE.
Além disso, uma tarefa sempre é entregue para um CONTATO e não por uma empresa, porquê uma empresa pode conter muitos contatos, e isso pode gerar muita confusão, por isso, deve existir colocar o nome do contato responsável em receber a entrega.
Quando atribuir a prioridade: EMERGÊNCIA
As tarefas EMERGENTES são colocadas pelo sistema no topo da lista, indicando que essas devem ser realizadas primeiramente. O programa também leva em conta o prazo final, e organiza na ordem que precisa ser executada e em um único fluxo de trabalho.
Dica: Você encontrou um falha de segurança no seu sistema que pode colocar a sua empresa em risco. Essa é uma tarefa que precisa passar na frente de todas as outras e ser executada imediatamente.
Prioridade: ALTA
As tarefas com prioridade ALTA são tarefas que devem ser realizada em um prazo curto.
Dica 1: A mesma etiqueta pode ser usada para indicar prioridade em relação a um cliente mais importante. A importância de um cliente é dado em relação a porcentagem que esse cliente representa do faturamento da sua empresa. Assim mesmo a tarefa não sendo tão importante em relação ao prazo ela se torna importante porquê trata diretamente do índice de satisfação do seu cliente. Ter o seu cliente que mais gasta na sua empresa satisfeito é MUITO importante!
Dica 2: Uma tarefa também pode ser alta se ela depende da ação de várias pessoas para ser concluída. Quanto mais pessoas uma tarefa têm, mais demorada e mais difícil se torna finalizar. Por isso deve ser etiquetada como alta devido a sua dificuldade.
Prioridade: MÉDIA
As tarefas médias são tarefas rotineiras que necessitam atenção constante
Dica 1: Assim como os clientes que mais gastam demandam alto controle. Clientes novos precisam de um pouco mais de atenção no começo e por tanto devem vir logo abaixo na prioridade, já que esse momento é crucial para a fidelização ou fechamento de uma venda. É importante delimitar um tempo que pode ser gasto com esse cliente, clientes novos tendem a demandar mais tempo mesmo gastando menos, por isso, se você não conhece o CAC (custo de aquisição do seu cliente em horas) criar um limite de horas, fará com que a sua produtividade siga saudável.
Dica 2: Tarefas de longa duração como, financeiro 2021, por exemplo, que é uma tarefa que durará o ano todo, pode ser classificada como média pois deve ter uma atenção constante. Qualquer coisa que precise de atenção extra deve ser encarado como uma nova tarefa. EX: Sua emṕresa precisa seguir com um processo jurídico de um cliente por falta de pagamento. Essa tarefa que poderia ser nomeada como financeiro demanda tempo extra e prioridade emergencial já que o não pagamento pode resultar em problemas muito maiores para a sua empresa.
Prioridade: BAIXA
As tarefas de BAIXAS prioridade são as que devem ser executadas em um prazo de até 30 dias. São tarefas que a empresa já sabe que vão acontecer e que por tanto é possível prevê-las.
EX: Se a sua empresa trabalha com assinaturas ou matrículas anuais e necessita renovar esse cliente todo o ano, esse é um tipo de tarefa programada. Já se conhece as datas, o tipo de cliente, as possíveis horas de trabalho que serão gastas. A prioridade é baixa por ser um procedimento que sempre se repete e muito conhecido da empresa. Juntando ao fato de ser um cliente antigo espera-se que a tarefa seja rapidamente concluída ou concluída no seu tempo e nenhum entraves. Assim uma tarefa BAIXA pode ser delegada para clientes que demandam pouco trabalho, por serem clientes já fidelizados com um alto nível de satisfação. Se o nível de satisfação for baixo você precisará de mais tempo e cuidados especiais, por isso, deve classificar como alta uma renovação desse tipo.
Situação das tarefas: que ação eu devo tomar
A situação é uma condição dada automática, ou seja você não precisa preencher e ganha muito tempo, por não ter que pensar na ação a ser tomada ou precisa ficar movendo de fileira como no Trello e programas que usam técnicas de design sprint.
Ao criar uma tarefa, sem jornada de trabalho e sem data de conclusão o robô entende que se não há nenhuma atividade registrada, então está é uma tarefa que precisar ser feita, logo a situação é FAZER.
Quando você adiciona uma jornada de trabalho mas não adiciona a data de conclusão então o programa entende que esta é uma tarefa que está sendo feita e por tanto está em ANDAMENTO.
Quando uma tarefa que está na situação fazer ou andamento expirou o prazo de finalização então a situação dela é ATRASADA e por isso deve ser priorizada. Recomenda-se nesse caso, editar a tarefa e adicionar uma etiqueta alta ou emergente.
Quando é adicionado a data de conclusão, o programa entende que está tarefa foi finalizada e por tanto a situação é FEITO.
Registrando sua horas de trabalho: JORNADAS
As jornadas são o registro em horas da atividade realizada dentro da tarefa. Vocẽ não consegue atribuir jornadas para outra pessoa. Ela é o seu registro por tanto, apenas logado no sistema como usuário que de fato irá realizar a jornada é que você consegue adicionar novas jornadas.
A jornada deve ou pode ser registrada com hora de começo, salva e depois editada com a hora final da atividade. O sistema só soma as horas do funcionário que colocou a hora inicial e final da tarefa. Qualquer outra condição não é somada.
Uma tarefa pode uma ou várias jornadas e ainda pode ser realizada por várias pessoas. Cada um usando o seu registro de horas. Assim o controle sobre as ações é total.
Começe agora a sua jornada empreendedora criando sua primeira tarefa